ANGEBOTSERSTELLUNG IN DER LOHNFERTIGUNG BESCHLEUNIGEN: DURCHLAUFZEITEN HALBIEREN & PROZESSKOSTEN SENKEN
Angebotserstellung in der Lohnfertigung beschleunigen: Schluss mit Daten-Ping-Pong und manueller ERP-Pflege
In der modernen Fertigungsindustrie, insbesondere im deutschen Mittelstand und der Lohnfertigung, ist Geschwindigkeit eine der härtesten Währungen. Kunden erwarten präzise Angebote nicht mehr innerhalb von Wochen, sondern innerhalb von Tagen. Oft sogar Stunden.
Doch die Realität in vielen Unternehmen sieht anders aus. Eine durchschnittliche Durchlaufzeit von 5 Tagen für ein Angebot ist keine Seltenheit. Analysiert man diesen Prozess jedoch genauer, stellt man fest, es ist selten die technologische Komplexität, die Zeit frisst. Es ist der ineffiziente Prozess selbst.
In diesem Artikel beleuchten wir, warum das interne „Daten-Ping-Pong“ Ihre Wettbewerbsfähigkeit gefährdet und wie Sie durch digitale Prozessoptimierung vom manuellen Abtipper zum schnellen Entscheider werden.
Die Analyse: Warum dauert ein Angebot 5 Tage?
Wenn wir mit Fertigungsunternehmen – sei es in Nordrhein-Westfalen, Baden-Württemberg oder im gesamten Bundesgebiet – sprechen, hören wir oft dasselbe Szenario. Ein Angebot benötigt fünf Tage bis zum Versand. Doch arbeitet tatsächlich jemand 40 Stunden an dieser Kalkulation?
Nein. In etwa 90% der Fälle besteht die Durchlaufzeit zur Hälfte aus Liege- und Wartezeiten. Der Prozess stockt an den Schnittstellen zwischen den Abteilungen.
Der klassische (ineffiziente) Ablauf:
1. Der manuelle Start: Der Vertrieb erhält eine Anfrage per E-Mail. Stammdaten werden händisch in das ERP-System (SAP, abas, proALPHA, etc.) getippt. Technische Zeichnungen werden separat auf Netzlaufwerken abgelegt.
2. Die Übergabe: Die Technik (Arbeitsvorbereitung) wird informiert. Oft fehlen Dokumente oder Informationen sind unklar.
3. Die Kommunikationsschleife: Die Technik meldet Rückfragen an den Vertrieb. Der Vertrieb versucht, den Kunden zu erreichen. Telefonate laufen ins Leere, E-Mails bleiben einen Tag liegen.
4. Die isolierte Kalkulation: Sind die Daten endlich da, beginnt die technische Machbarkeitsprüfung. Stücklisten und Arbeitspläne werden häufig in Excel-Tools erstellt, abgekoppelt vom ERP.
5. Der Rücklauf: Die Kalkulation geht zurück an den Vertrieb. Dieser tippt die kaufmännischen Daten und Preise für das finale Angebot wieder manuell in das ERP-System ein.
Das Problem: Medienbrüche und doppelte Daten
Das Hauptproblem dieses Ablaufs ist offensichtlich. Daten wandern wie eine heiße Kartoffel von Abteilung zu Abteilung. An jeder Schnittstelle entstehen Wartezeiten. Schlimmer noch ist das Phänomen des Double Data Entry.
Informationen werden mehrfach angefasst:
- Vom Kunden-PDF in das ERP.
- Vom ERP in die Excel-Kalkulation der Technik.
- Von der Excel-Tabelle zurück in das ERP-Angebot.
Jeder dieser manuellen Übertragungsschritte kostet nicht nur wertvolle Arbeitszeit qualifizierter Fachkräfte, sondern ist auch eine massive Fehlerquelle. Ein Zahlendreher bei der Materialnummer oder eine übersehene Toleranz in der Zeichnung kann später in der Produktion teuer werden.
Die Lösung: Integrierte Workflows statt Datensilos
Um im Wettbewerb bestehen zu können, müssen Unternehmen in der Industrie ihre Angebotsprozesse radikal verschlanken. Das Ziel ist eine Single Source of Truth – eine zentrale Datenbasis, die alle Abteilungen verbindet.
1. Wie sieht der optimale Prozess aus?
Automatisierte Erfassung: Eingehende Anfragen (E-Mails, Zeichnungen, PDF) werden zentral hochgeladen. Eine KI-gestützte Software extrahiert automatisch Merkmale wie Maße, Toleranzen und Materialgüten aus PDF-Dateien oder 3D-Modellen.
2. Digitale Machbarkeitsprüfung: Das System gleicht die Anfrageparameter automatisch mit historischen Daten ab.
3. Kollaborative Kalkulation: Vertrieb und Technik arbeiten auf einer Plattform. Änderungen der Technik an den Arbeitsgängen sind für den Vertrieb sofort sichtbar, ohne E-Mail-Ping-Pong.
4. Nahtlose ERP-Integration: Finalisierte Daten werden per Schnittstelle direkt in das ERP-System übergeben. Das Angebot wird generiert, ohne dass ein Mitarbeiter Zahlen abtippen muss.
Fazit: Wettbewerbsvorteil durch Geschwindigkeit
Der Markt wartet nicht darauf, dass interne Abteilungen mit dem Datenschubsen fertig sind. Ein Kunde, der fünf Tage auf einen Preis wartet, hat oft schon beim Wettbewerber bestellt, der dank automatisierter Prozesse nach 24 Stunden liefern konnte.
Die Transformation vom manuellen, papierlastigen Prozess hin zur digitalen, KI-gestützten Angebotserstellung ist kein Zukunftsmusik, sondern eine Notwendigkeit für den Mittelstand, um Margen zu sichern und Fachkräfte von repetitiven Aufgaben zu entlasten.
Wollen Sie wissen, wie viel Zeit Sie in Ihrem Angebotsprozess einsparen können? Kontaktieren Sie uns für eine unverbindliche Analyse Ihres aktuellen Workflows.
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