WARUM IHR ERP‒SYSTEM UND EXCEL‒TOOLS SIE TEURER ZU STEHEN KOMMEN, ALS SIE GLAUBEN
Wenn wir mit Geschäftsführern oder Vertriebsleitern im Mittelstand sprechen, hören wir oft denselben Satz: "Danke, aber bei uns läuft eigentlich alles gut. Wir haben für die Kalkulation unsere Excel-Tools, und am Ende macht das ERP den Rest."
Auf den ersten Blick mag das stimmen. Angebote gehen raus, Preise werden berechnet. Doch wenn wir tiefer bohren, offenbart sich oft eine teure Illusion.
Sie haben zwar digitale Werkzeuge (ERP, Konfigurator, Excel), aber der Prozess, um diese Werkzeuge zu "füttern", ist tiefstes analoges Handwerk.
Das Phänomen der "Schnittstelle Mensch"
Stellen Sie sich folgende Frage: Was passiert in den 20 Minuten, bevor Ihr ERP-System einen Preis ausspuckt?
Ein hochqualifizierter Techniker oder Arbeitsvorbereiter öffnet eine E-Mail. Er lädt eine PDF-Zeichnung oder ein 3D-Modell herunter. Er öffnet es, dreht es, misst Kantenlängen, zählt Bohrungen und interpretiert Toleranzen. Dann wechselt er das Fenster (Medienbruch) und tippt diese Werte händisch in Ihre Excel-Matrix oder die Eingabemaske Ihres ERPs ein.
Das ist keine Wertschöpfung. Das ist Abtippen.
Das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung (IPA) weist immer wieder darauf hin, dass in vielen Unternehmen bis zu 40% der Durchlaufzeit in der Auftragsabwicklung reine Liege- und Wartezeiten sind. Verursacht durch manuelle Datenerfassung und Medienbrüche.
Die versteckten Kosten der "Schein-Digitalisierung"
Wenn Sie sagen "Das läuft gut", ignorieren Sie oft drei massive Kostenblöcke:
- Verschwendung von Talent (Fachkräftemangel): Laut dem Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln) fehlen der deutschen Wirtschaft über 500.000 Fachkräfte. Können Sie es sich wirklich leisten, dass Ihre erfahrensten Techniker (die eigentlich Prozesse optimieren oder komplexe Probleme lösen sollten) als "Daten-Eingabe-Clerks" eingesetzt werden? Jede Stunde, die ein Ingenieur Excel-Felder ausfüllt, ist eine verlorene Stunde für Innovation.
- Fehleranfälligkeit (Cost of Poor Quality): Manuelle Eingabe bedeutet Tippfehler. Ein Zahlendreher beim Übertrag der Materiallänge aus der Zeichnung ins ERP führt zu falschem Materialeinkauf oder Ausschuss in der Fertigung. Diese Fehlerkosten tauchen in keiner Excel-Kalkulation auf, sie schlagen erst in der Nachkalkulation zu Buche.
- Die Opportunitätskosten der Langsamkeit: Ihr Excel-Tool rechnet vielleicht schnell. Aber bis der Mitarbeiter Zeit hat, die Daten einzutippen, liegt die Anfrage zwei Tage im Postfach. In dieser Zeit hat der Wettbewerber, der automatisiert kalkuliert, den Auftrag längst gewonnen.
Der Paradigmenwechsel: "Zero-Entry" statt "Faster Entry"
Viele Unternehmen versuchen, ihre Excel-Tabellen noch komplexer und noch besser zu machen. Das ist der falsche Weg. Sie optimieren das falsche Ende des Prozesses.
Die Lösung liegt nicht in einer besseren Rechenformel, sondern in der Eliminierung der Dateneingabe.
Moderne KI-Lösungen für die Fertigung (Manufacturing AI) setzen vor dem Excel-Sheet an. Sie lesen die technische Information direkt aus der Quelle, der STEP-Datei oder Zeichnung des Kunden.
- Kein Messen.
- Kein Interpretieren.
- Kein Abtippen.
Die Software "füttert" Ihr ERP oder Ihren Konfigurator automatisch. Der Mensch prüft nur noch das Ergebnis (Human-in-the-loop), statt die Daten zu erzeugen.
Fazit: Hinterfragen Sie das "Gut genug"
Der Satz "Bei uns läuft alles gut" ist oft der größte Feind der Wettbewerbsfähigkeit. Nur weil ein Prozess etabliert ist, ist er nicht effizient.
Rechnen Sie einmal nach: Wie viele Stunden pro Woche verbringt Ihr Team rein mit der Eingabe von technischen Daten in Systeme? Die Summe wird Sie überraschen. Es ist Zeit, diese repetitive Arbeit an Algorithmen zu übergeben und Ihren Mitarbeitern Ihre eigentliche Arbeit zurückzugeben.
Quellen
Institut der deutschen Wirtschaft (IW Köln): Fachkräftelücke & Engpassanalyse
Fraunhofer IPA: Studien zu Auftragsabwicklung & Produktionsmanagement
Lean Management Institut: Die 7 Arten der Verschwendung (Muda)
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